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Datenverfügbarkeit

Datenverfügbarkeit mit HBB INDOOR

Bei der Erstellung von Dokumentationssystemen stellt sich immer wieder die Frage nach der „Haltbarkeit“ der Informationen (bzw. deren Formaten), die in den Systemen gespeichert werden. Besonders die Frage, ob denn die Informationen auch in zehn, zwanzig oder dreißig Jahren noch lesbar sind, beschäftigt oft die Entscheider. Die Frage ist berechtigt, zeigt doch ein Blick in die nahe Vergangenheit, dass bestimmte Datenformate (und auch Speichermedien) heute nur noch mit großen Schwierigkeiten lesbar sind.

Als wir vor mehr als zehn Jahren die erste Version von HBB INDOOR entwickelt haben, war Microsoft Word in vielen Bereichen DAS Standard Textverarbeitungsprogramm – und das, obwohl es damals noch mit einem proprietären, also nicht offenen, Datenformat arbeitete. Der Hersteller sorgte dafür, dass die alten Formate auch mit den neueren Versionen der Programme nutzbar waren. Das Nutzen der Daten mit anderen Programmen war nur unter größten Schwierigkeiten möglich, da das Format nicht vollständig und offiziell beschrieben war.

Normen und Standards

Auch heute noch ist Microsoft Word noch immer die am weitesten verbreitete Textverarbeitungs-Software, verwendet aber inzwischen ein offenes Datenformat namens Open XML (OOXML, Dateien mit der Endung .DOCX). Das Format ist vollständig und umfangreich dokumentiert und zudem ein ECMA- und ISO-Standard (ECMA-376, ISO/IEC 29500). Dateien, die noch in den alten Formaten vorliegen, können mit Hilfe von Word in das neue Format konvertiert werden.

OOXML ist eines der von HBB INDOOR unterstützten Datenformate, und dank dieses neuen Formates kann HBB INDOOR heute deutlich effektiver und flexibler mit dem Inhalt von Word-Dokumenten arbeiten.

Sichere Dokumente

Bei der Verarbeitung werden die Originale von INDOOR nicht verändert. Stattdessen wird eine Kopie des Dokumentes in das INDOOR Content Management System (CMS) übernommen. Dort wird sie versioniert und, je nach Anwendung, für unterschiedliche Zwecke aufbereitet und bereitgestellt. Struktur und Dokumente bleiben in den originalen, sicheren Datenformaten erhalten. Auch die im CMS enthaltenen Kopien der Dokumente werden dort auch im Originalformat erhalten.

Wandel adressieren

Um die Verfügbarkeit der Informationen sicherzustellen, muss der technologische Wandel in die Strategie einbezogen werden. Werden Dokumentenformate, Hard- und Softwaresysteme weiterentwickelt, ist es erforderlich, die Informationen in die neuen Systeme zu überführen. Wichtige Voraussetzung dafür ist, dass die Datenformate wie oben beschrieben, auch dann noch verwendet werden können, wenn die ursprüngliche Software nicht mehr verfügbar ist.

Konsistenz

Der Erhalt der Informationen im Originalformat sichert auch die Konsistenz der Daten. Content Management Systeme, die nicht auf Dokumenten basieren, speichern die Inhalte oftmals ausschließlich in einer Datenbank, was es bei fehlender Softwareunterstützung schwierig macht, die zusammengehörenden Informationen aus den Feldern der Tabellen wieder konsistent zusammenzusetzen.

Portabel

Informationen in einer Datenbank können auch nur mit speziellen Werkzeugen an einen anderen Ort gebracht werden, wogegen sich ein Verzeichnisbaum mit Dokumenten einfach kopieren lässt. Auch können die Dokumente mit einfachen Standardwerkzeugen komplett offline bearbeitet werden. Das Erstellen einer Datensicherung ist damit geradezu trivial.

Fazit

Mit HBB INDOOR wurde diesen Anforderungen Rechnung getragen. Die Verfügbarkeit der Informationen bleibt durch die Konzeption des Systems in Verbindung mit der Verwendung offener, standardisierter Datenformate bei den Dokumenten sogar dann erhalten, wenn Sie HBB INDOOR nicht weiter einsetzen wollen.